Naše zkušenosti se zápisem spolku do registru spolků a se změnou stanov

Nový občanský zákoník

V souvislosti s tím, že 1.1.2014 nabyl účinnosti nový občanský zákoník (dále jen NOZ), vyplývá z toho i pro občanská sdružení řada povinností. Do 1.1.2016 musí zapracovat do svého názvu z.s., nebo zapsaný spolek a do 1.1.2017 musí sladit své stanovy v souladu s NOZ. My jsme se rozhodli učinit obojí už nyní a rádi se podělíme o své zkušenosti, protože informace, jak postupovat, jsou i z oficiálních zdrojů neúplné nebo protichůdné. Ještě upřesňujeme, že seznamy nevládních organizací (spolků) již nevede Ministerstvo vnitra ČR, ale zakládání spolků a veškeré změny je potřeba vyřizovat na Krajských soudech.

Změna stanov za tisícovku

Nejdříve jsme zapracovali do stanov některé změny dle NOZ § 216 a další (název, zveřejňování seznamu členů,…). Na výroční členské schůzi jsme odsouhlasili nové znění stanov, což je zapsáno v Zápisu z členské schůze (dále jen Zápis). Na stránkách https://or.justice.cz/ias/ui/rejstrik jsme doplnili informace o našem spolku přes Inteligentní formulář. Zde byl první háček ve správném zadávání adres – vyplňujte pečlivě a respektujte nápovědu. Po vyplnění všech potřebných informací jsme vytiskli pdf verzi formuláře – tzv. Návrh na zápis změny zapsaných údajů do spolkového rejstříku (dále jen Návrh). Na něj jsme nalepili kolek v hodnotě 1 000 Kč. Všechny spolky platí prozatím tuto sumu (viz zákon č. 549/1991 Sb. o soudních poplatcích, konkrétně v příloze Sazebník poplatků, pod Položkou 11). (Brzy by se měl kolek vztahovat pouze na nově zapisované spolky a ne na změny, takže chvíli vyčkejte.) Dále jsme na Návrhu nechali úředně ověřit podpis statutárního zástupce. Takto kompletní Návrh jsme zaslali na příslušný Krajský soud (tzv. rejstříkový soud) dle sídla spolku. Na obálku kromě adresy soudu nepište nic - podatelna dle obsahu v obálce doručí vše na příslušné oddělení. Bez zaslání tištěného Návrhu nebudou změny zapsané pouze elektronicky akceptovány.

Nové stanovy je potřeba přidat do Sbírky listin, a to lze pouze elektronicky. Budou na internetu k nahlédnutí. Pokud nejste majiteli datové schránky, nebo elektronického podpisu, pak vám zbývá jen možnost zaslání stanov nahraných na CD/DVD ve formátu pdf. K němu přiložte jeden výtisk stanov bez úředního ověření, který soud založí. Dále přiložte úředně ověřenou kopii Zápisu. Shrnuto a podtrženo, do jedné obálky můžete dát vše – Návrh, CD, stanovy, Zápis.

Jak na Czech POINT levněji

K ověřování na Czech POINTu máme pár dobrých rad – pokud chcete ověřit podpis, podepisujte listinu až před úředníkem (30 Kč), pokud chcete ověřit listiny, nechejte je okopírovat úředníka, platí se jen za ověření (30 Kč/strana). Pozor! 30 Kč nově zaplatíte, i když bude na straně jen jediné písmenko (třeba číslo strany na jinak prázdné stránce), nebo pouze razítko či podpis.

Chytáky ve formuláři a další požadavky

V našem případě se celý proces zápisu změn ještě trochu zkomplikoval. Za pár dní jsme obdrželi dopis, že máme formální chyby v Návrhu, které máme do 15 dnů odstranit (kolek se znovu neplatí, pouze se do příslušného místa nového Návrhu vepíše číslo jednací). V kolonce navrhovatel musí být uvedeno pouze o.s., nikoli i statutární zástupce. Dále v kolonce způsob jednání statutárního orgánu nestačí napsat pouze „samostatně“, ale přesně opsat větu ze stanov – byť smysl je totožný. A ještě rejstříkový soud požaduje originál nebo úředně ověřenou kopii diplomu, pokud statutární orgán (osoba nebo osoby zastupující spolek) používá titul. 

Co nás opravdu nenapadlo, je povinnost doložit čestné prohlášení statutárního orgánu, že splňuje podmínky dle ust. § 152 odst. 2 z.č. 89/2012 Sb., opatřené úředně ověřeným podpisem. Převedeno do srozumitelné řeči: Statutární orgán si má sám napsat a nechat ověřit podpis na čestném prohlášení o tom, že je dle NOZ plně svéprávný.

S rozpaky konečně hotovo

Vše jsme opravili a doložili a za týden nám přišlo rozhodnutí, že změny se berou v potaz. Na internetu se nové údaje objevily za 14 dní po písemném rozhodnutí, a to kvůli lhůtě pro odvolání. Celý proces jsme absolvovali z důvodu významných změn v našich stanovách, a to s ohledem na účinnost nového občanského zákoníku a hlavně na požadavky dalšího rozvoje činnosti spolku. Nové stanovy došly na Krajský soud 10.3.2014 a založeny do Sbírky listin byly 25.4.2014. 

Dříve Ministerstvo vnitra ČR vrátilo jeden výtisk změněných stanov s razítkem, že změna byla vzata na vědomí. To byl pak originál, který jste měli fyzicky stále k dispozici a z něhož se dělaly úředně ověřené kopie (nebo jen kopie) třeba do příloh žádosti o grant, popř. pro oficiální komunikaci s úřady. Pokud budete dnes potřebovat plnohodnotný platný výpis stanov ze Sbírky listin v tištěné podobě, netiskněte si jeho elektronickou verzi sami, tím jej degradujete. Poskytnou a ověří vám jej na Czech POINTu. Toliko rady na serveru justice.cz. Ve skutečnosti Czech POINT takto zatím nefunguje – zde nám nebyli schopni říct, jak získáme ověřenou kopii stanov, protože k této službě dosud neměli v systému přístup. Nezbývá tedy než zažádat o platný výpis rejstříkový soud. Neporadíme vám ale jak, protože jsme to ještě řešit nemuseli.

Dobrá rada nad tisícový kolek

Pokud se změnami v oficiálních údajích spolku nebo přímo ve stanovách nespěcháte, VYČKEJTE! Ušetříte peníze i čas.

NOVINKA: Dne 29.12. 2014 byly zrušeny soudní poplatky pro nestátní neziskové organizace (více ZDE). Předchozí informace o tísicikorunovém kolku tedy již nejsou platné.

Veronika REJZKOVÁ

ekonomka spolku

Nezapomeňte prosím, že články na informačním portálu Koroptvicky.cz jsou chráněny autorskými právy a lze je proto šířit pouze s uvedením zdroje (názvu spolku) – NAŠE SPOLEČNÁ KRAJINA z.s., včetně funkčního odkazu http://www.koroptvicky.cz/.